Microsoft Access als Ersatz für eine QM-System-Software-Lösung

Microsoft kennt jeder, das müssen wir jetzt nicht näher erläutern. Genauso ist es mit dem Standard Office Paket in dem Programme wie Word, Excel und Powerpoint enthalten sind. Alles Programme die täglich millionenfach genutzt werden.

Und dann gibt es da noch Access. Bestimmt haben Sie es schon gesehen, vielleicht auch mal geöffnet, doch hat es für Sie einfach keinen Nutzen. Access ist ist aber ein doch sehr hilfreiches und sinnvolles Tool, wenn man es richtig einsetzt.

Doch wie genau kann Access jetzt für Sie nützlich sein?

Microsoft Access ist eine Datenbankanwendung mit der sich leere Datenbanken erstellen lassen. Diese können dann mit Datenbeständen, z.B. aus Excel gefüllt werden. Diese eingegebenen Daten lassen sich dann wiederum als Berichte ausgeben oder können exportiert werden. Die Daten werden in Tabellen angelegt deren Form zuvor festgelegt wird. Es werden also verschiedene Daten miteinander verknüpft. Beispielsweise könnte man eine Schulungsnummer angeben und erhält dann alle Informationen darüber. Nichts anderes tun QM-Software-Lösungen, zu Beginn brauchen diese ebenso Input in Form von Daten um dann am Ende Verknüpfungen herstellen zu können die dann wiederum als Ouptut (Bericht, Auflistung, Formular etc.) ausgegeben werden können.

Natürlich möchten wir jetzt keine komplexen Software-Lösungen als einfache Datenbanken bezeichnen, denn das sind sie keineswegs, jedoch ist die Grundfunktion doch die gleiche.

Nützlich kann Access für Sie tatsächlich sein, wenn Sie die Ressourcen für eine QM-Software nicht haben, nicht freigegeben bekommen oder Ihnen die Funktionen einfach zu Umfangreich für Ihr Anwendungsgebiet sind. Und genau vor diesem Problem standen wir auch, die Ressourcen wurden nicht freigegeben und die Funktionen waren zu umfangreich. Die Alternative war Access und wurde nie angezweifelt.

Wir erklären Ihnen jetzt an einem Beispiel, wie Access für Sie hilfreich sein kann.

Sie brauchen ein System um Ihre Schulungen zu verwalten, denn es wird von Ihnen verlangt eine Übersicht der Schulungen zu haben.

Und wenn Sie nur das brauchen und nicht mehr, warum dann nicht auf ein einfaches Tool wie Access zurückgreifen.

TabellenFormulareBerichte

Die Tabellen dienen dazu den Input zu speichern.

In unserem Beispiel legen wir also Tabellen für Mitarbeiter, Abteilung und die Schulungen an. Die Felder in den Tabellen wären dann z.B. Name des Mitarbeiters und dessen Kurzzeichen.

Die Formulare können so aussehen wie Sie das möchten.

Sie dienen dazu den Input einzugeben. In unserem Fall wäre das Beipielsweise das Datum, der Inhalt und das Risiko der Schulung. Oder eben auch die Angabe der Mitarbeiter die geschult werden müssen.

Berichte geben die eingegebenen Daten als Output wieder. Die Form der Berichte kann ebenso an Ihre Vorgaben angepasst werden.

Der Bericht oder eben das Formular, in unserem Fall das Schulungsformular, würde dann alle wichtigen und im Formular eingegebenen Informationen enthalten.

Sie geben also Daten in Ihre Schulungsdatenbank ein, sprich Sie legen eine Schulung an, wählen die zu schulenden Mitarbeiter aus und drucken dann den fertigen Bericht. Somit haben Sie das Schulungsdokument schnell erstellt.

Jetzt fragen Sie sich sicher, warum denn dann Access, ich könnte doch auch einfach ein Word-Dokument erstellen. Das könnten Sie natürlich, aber Access kann dann eben noch weiter genutzt werden. Sie können Sich dann ausgeben lassen welche Schulungen es zu bestimmten Themen gegeben hat oder auch welcher Mitarbeiter welche Schulung erhalten hat. Also ein schneller Nachweis wenn dieser benötigt wird.

Das kann natürlich für viele Bereiche in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Immer da wo eine „große“ Software nicht unbedingt notwendig ist, da ein kleines Tool das Ganze auch kann. Möglich wäre eine Datenbank noch in den Bereichen „Normenmanagement“, „Dokumentenmanagement“, „Mitarbeiterverwaltung“, „Abteilungsverwaltung“, „Verwaltung der Tätigkeiten“ etc.

Sie sehen, die Einsatzgebiete sind nahezu unbegrenzt, auch ist es möglich eine Datenbank für alle genannten Bereiche zu erstellen.

FAZIT: Haben Sie also nicht die notwendigen Ressourcen um eine QM-Software zu implementieren oder ist Ihnen eine solche Software-Lösung einfach zu üppig in ihrer Funktion, so können Sie auf eine einfache Access-Datenbank zurückgreifen. Beachten Sie dabei, dass diese Datenbanken validiert sein müssen und das Sie diese auch in Ihrem QM-System ausführlich beschrieben haben.

Wir bieten Ihnen eine solche einfache Datenbank für jeden Bereich an. Auf Ihren Wunsch hin können wir diese dann auch an die Form Ihres Unternehmens anpassen. Zusätzlich geben wir Ihnen den Support für die Datenbank, und zwar so lange wie Sie diese im Einsatz haben.

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