6.2 Personelle Ressourcen – Onboarding von Mitarbeitern

Inhaltsverzeichnis

Die Bewerbungswelle

Eine offene Stelle und unzählige Bewerbungen liegen in Ihrem Postfach. Wie sollen Sie da nur den „perfekten Mitarbeiter“ herausfiltern.

Hier empfiehlt sich eine Vorauswahl zu treffen und diese dann zu einem Bewerbungsgespräch in Ihr Unternehmen einzuladen. Beachten Sie aber bei der Vorauswahl, dass es mitunter auch interessant sein kann die offene Stelle mit einem „Quereinsteiger“ zu besetzen.

Bei einem „Quereinsteiger“ ist die Chance groß, dass oft alles hinterfragt wird, da dieser noch nicht so in der Thematik steckt, wie Sie es vielleicht tun. Das kann frischen Wind in Ihre Abteilung und Ihr Unternehmen bringen. Denn plötzlich werden Dinge entdeckt, die Sie schon langer nicht mehr gesehen haben, da bei Ihnen die „Betriebsblindheit“ eingesetzt hat.

Ein neuer Mitarbeiter der bereits über die entsprechenden Qualifikationen verfügt, ist aber nicht weniger wichtig für Ihr Unternehmen, denn dieser kann ebenso sein Wissen und eine andere Sicht auf die Dinge mitbringen.

Wie Sie sich entscheiden hängt stark davon ab, wie Sie mit den Informationen Ihrer Bewerber umgehen.

Hier empfiehlt es sich ein Anforderungsprofile für jeden Bewerber zu erstellen. Mit diesem Definieren Sie genau welche Anforderungen der Bewerber mitbringen muss.

Dieses Profil könnte in etwa so aussehen:

Anforderungen

1

2

3

4

5*

Beteiligung an Problemlösungs- und Optimierungsprozessen

X*

Analytisches Denkvermögen / Fähigkeiten / Vorgehen

X*

*Die farbig markierten Felder stellen Ihre Anforderungen dar. Das X markiert den eingeschätzten Stand des Bewerbers.

Das Anforderungsprofil können Sie wie im Beispiel erstellen und entsprechend separat für jede offene Stelle anfertigen oder Sie erstellen ein allgemeines Anforderungsprofil für alle Bereiche.

Welche Anforderungen für Sie wichtig sind, können Sie selbst entscheiden. Allerdings sollten Sie möglichst viele Anforderungen definieren und abfragen, denn je mehr Anforderungen Sie haben, umso genauer ist die Bewertung der Bewerber.

Wir empfehlen auch auf die verschiedenen Kompetenzgebiete einzugehen:

  • Fachliche Kompetenz

    Prozessverantwortung, Interventionsfähigkeit, Prozesswissen etc.

  • Daten- und EDV-Kompetenzen

    Datenauswertung und -analyse, IT-Sicherheit, Programmieren etc.

  • Soziale Kompetenzen

    Kooperation, Führungskompetenz, Leistungsbereitschaft etc.

  • Personale Kompetenzen

    Selbstorganisation, Flexibilität, Kreatives Denken und Arbeiten etc.

Haben Sie nun alle Bewerbungsgespräche geführt und die Bewerber entsprechend bewertet, so werten Sie die Anforderungsprofile jeweils aus und vergeben eine Durchschnitts-Note. Es sollte sich deutlich zeigen, welcher der Bewerber infrage kommt und wer nicht Ihren Anforderungen entspricht.

Falls Sie sich bereits entschieden haben, dann können Sie dem Bewerber die tolle Nachricht übermitteln, andernfalls kommt jetzt die 2. Gesprächsrunde mit den Bewerbern. Erstellen Sie erneut das Anforderungsprofil, um zu sehen, ob sich etwas geändert hat oder gehen Sie einen anderen Weg und fragen beispielsweise warum ausgerechnet der- oder diejenige die freie Stelle bekommen sollte. Die darauffolgenden Antworten können sehr unterschiedlich und doch sehr interessant sein.

Wir möchten an dieser Stelle nur eine Möglichkeit des Bewerbungsprozesses aufzeigen. Wenn Ihnen diese Variante bereits ausreicht, dann freuen wir uns natürlich. Reicht Ihnen diese Variante noch nicht aus, dann verweisen wir sehr gerne auf den Bereich HR (Human Resources).  In diesem Bereich können Ihnen Profis noch unzählige weitere Methoden aufzeigen und hilfreiche Tipps geben.

Sind Sie an einem vollständigen Anforderungsprofil interessiert, so schauen Sie sich die folgende Grafik doch mal näher an.

Anforderungsprofil

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Die Einstellung

Jetzt ist Ihr neuer Mitarbeiter eingestellt und beginnt seinen ersten Arbeitstag. Auch jetzt gibt es für Sie wieder einiges zu tun. Ob die Personalabteilung oder das Qualitätsmanagement diese Aufgaben übernehmen spielt keine Rolle, wichtig ist nur, dass ein Verantwortlicher festgelegt wurde und die entsprechenden Dokumente auch erstellt werden.

Jeder neue Mitarbeiter benötigt eine Stellenbeschreibung und einen Einarbeitungsplan. Diese beiden Dokumente sollten Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag erstellt haben, denn es gibt vorab sicherlich einige Dinge zu tun und abzuklären.

Die Stellenbeschreibung enthält beispielsweise Informationen über die Funktion, die Ziele, die Abteilung und besonderen Pflichten des Mitarbeiters. Ebenso wird auch festgelegt, ob und wie der Mitarbeiter weisungsbefugt ist. Diese Stellenbeschreibung sollten Sie auch als Information an die jeweiligen Abteilungen, mit denen der Mitarbeiter in Kontakt stehen wird, senden.

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Einarbeitungsplan erstellen, in dem Sie zum Beispiel folgende Punkte beschreiben können:

  • Vor dem ersten Arbeitstag

    Stellbeschreibung erstellt, alle relevanten Mitarbeiter informiert, Arbeitsplatz eingerichtet? etc.

  • Am ersten Arbeitstag

    Einweisung in Unternehmen, Abteilung, Arbeitsplatz etc.

  • In den ersten 4 Wochen

    Einweisung in EDV, prozessrelevante Dokumente, Produkte etc.

  • Wirksamkeitsbewertung nach 4 Wochen

    Konnte die Einarbeitung positiv abgeschlossen werden?

Ist die Wirksamkeitsbewertung positiv?

Wurden alle Punkte des Einarbeitungsplans abgearbeitet, der Mitarbeiter auf alle relevanten Prozesse geschult und ist die Wirksamkeitsbewertung positiv? Dann haben Sie alles richtig gemacht und Ihr Mitarbeiter passt perfekt zu Ihnen und in die Abteilung. Jetzt müssen Sie vorerst nichts weiter tun.

Leider gibt es aber auch den Fall, dass die Wirksamkeitsbewertung nicht so positiv ausfällt. An dieser Stelle sollten Sie bewerten, wie stark das SOLL vom IST entfernt ist. Haben Sie das Gefühl, dass der Mitarbeiter nicht wirklich verstanden hat was seine Aufgaben sind, so schauen Sie bitte im ersten Schritt Ihren Einarbeitungsplan an und prüfen genau, ob Sie auch alle relevanten Punkte geschult haben.

Wichtig ist jetzt herauszufinden, warum der Mitarbeiter noch nicht auf dem Stand ist, auf dem er eigentlich sein müsste. Liegt es am Mitarbeiter selbst oder vielleicht an den Kollegen oder anderen Abteilungen? Das sollten Sie unbedingt klären, bevor der Mitarbeiter seinen Job verliert, denn möglicherweise ist er gar nicht selbst schuld. Vielleicht haben Sie noch eine weitere aktuelle Stelle zu besetzen, überlegen Sie auch, ob der Mitarbeiter an anderer Stelle im Unternehmen vielleicht besser aufgehoben wäre.

Wie Sie sehen, gibt es auch in Bezug auf Ihre Mitarbeiter einiges zu dokumentieren. Bei einer hohen Mitarbeiterfluktuation ist das natürlich eine umfangreiche Aufgabe.

Wir können Ihnen diesen Prozess leider nicht abnehmen, aber wir können Ihnen die Vorlagen dazu bereitstellen, damit Sie direkt mit der notwendigen Dokumentation beginnen können.

Mitarbeiter

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Haben Sie noch Fragen, haben Sie bereits Dokumente und möchten diese einmal prüfen lassen oder benötigen Sie anderweitig Hilfe?

Nutzen Sie einfach unser Micro Consulting. Wie Sie das machen ist ganz einfach, unter folgendem Link senden Sie uns eine Anfrage und übermitteln uns direkt darüber auch Ihre Dokumente, alternativ dürfen Sie uns auch eine Mail unter info@sactory.de schicken.

Wir prüfen dann Ihre Dokumente, hinterlassen Bemerkungen und senden Ihnen diese zurück. Und natürlich behandeln wir Ihre Dokumente streng vertraulich. Nachdem wir diese an Sie zurückgesendet haben, werden die Dokumente umgehend vernichtet.

Bitte beachten Sie, dieser Service ist für Sie völlig kostenlos.

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